Depuis la loi « Avenir professionnel » de 2018, l'ouverture d'un centre de formation d'apprentis n'est plus soumise à une autorisation de la région. Tout organisme de formation peut devenir CFA, et de nombreuses entreprises ont créé le leur. La liberté d'ouverture ne signifie pas pour autant simplicité : un CFA cumule les obligations d'un organisme de formation, celles propres à l'apprentissage, et un modèle de financement qui pèse lourdement sur la trésorerie.
Ce guide reprend les règles en vigueur à l'automne 2026. Le cadre de l'apprentissage évolue fréquemment : vérifiez chaque point auprès de la DREETS, de votre OPCO et de votre certificateur Qualiopi.
Étape 1 : définir le projet et les certifications préparées
Un CFA ne peut faire financer par l'apprentissage que des formations menant à un diplôme ou à un titre à finalité professionnelle enregistré au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP).
Deux cas se présentent :
- Vous préparez à un diplôme d'État (CAP, BTS, licence professionnelle…) : il faut organiser l'inscription des apprentis aux examens et respecter le référentiel du diplôme.
- Vous préparez à un titre détenu par un autre organisme : il faut obtenir de son certificateur une habilitation ou un partenariat qui vous autorise à préparer à ce titre, et en respecter les conditions.
Ce choix conditionne tout le reste : le public visé, les entreprises partenaires, et le niveau de prise en charge (NPEC) dont dépendra votre financement.
Étape 2 : les formalités de création
La structure juridique
Le CFA peut être porté par une structure existante (organisme de formation, entreprise, association, école) ou par une structure créée pour l'occasion. L'activité d'apprentissage doit figurer dans l'objet social des statuts, sauf pour un CFA d'entreprise, qui en est dispensé.
La déclaration d'activité
Comme tout organisme de formation, le CFA déclare son activité auprès de la DREETS de sa région, dans les trois mois suivant la conclusion de sa première convention de formation. Il obtient un numéro de déclaration d'activité, qui doit figurer sur ses conventions et ses factures.
Le numéro UAI
Le CFA doit obtenir un numéro d'unité administrative immatriculée (UAI) auprès du rectorat de son académie. Ce numéro l'identifie dans les systèmes d'information de l'Éducation nationale et de l'apprentissage. Sans lui, les contrats ne peuvent pas être correctement enregistrés auprès des OPCO.
Étape 3 : la certification Qualiopi
La certification Qualiopi, au titre des actions de formation par apprentissage, est obligatoire pour accéder aux financements. Pour un CFA, l'ensemble des 32 indicateurs du référentiel national qualité s'appliquent, y compris ceux propres à l'apprentissage.
Un CFA nouvellement créé dispose d'un délai limité pour obtenir sa certification après sa première convention de formation, et doit pouvoir justifier auprès de l'OPCO de son engagement auprès d'un organisme certificateur. Ce délai, de six mois selon la réglementation actuelle, se prépare en amont : les procédures et les preuves doivent exister dès les premiers apprentis. Voir notre guide Qualiopi.
Étape 4 : les obligations propres à un CFA
Au-delà de la formation elle-même, le Code du travail confie au CFA des missions d'accompagnement des apprentis. Concrètement, un CFA doit notamment :
- accompagner les candidats dans leur recherche d'employeur, et les apprentis dans leur parcours, y compris pour les difficultés sociales et matérielles ;
- désigner un référent handicap et un référent mobilité, chargé notamment de la mobilité nationale et internationale des apprentis ;
- assurer la cohérence entre la formation au CFA et en entreprise, en lien avec les maîtres d'apprentissage ;
- permettre à un apprenti dont le contrat est rompu de poursuivre sa formation pendant six mois, le temps de retrouver un employeur ;
- mettre en place un conseil de perfectionnement, qui veille à l'organisation et au fonctionnement du CFA ;
- adopter un règlement intérieur applicable aux apprentis ;
- garantir la gratuité de la formation pour l'apprenti.
Les formations diplômantes sont en outre soumises à un contrôle pédagogique associant les corps d'inspection, les branches professionnelles et les chambres consulaires.
Étape 5 : les obligations comptables et financières
C'est la partie la plus souvent sous-estimée. Un CFA doit :
- tenir une comptabilité analytique de son activité d'apprentissage, selon un cadre réglementé, et transmettre chaque année ses données à France compétences ;
- établir son bilan pédagogique et financier chaque année, avant le 31 mai ;
- facturer les OPCO selon un échéancier et des règles de contrôle précis, détaillés dans notre guide de la facturation OPCO ;
- facturer aux employeurs la participation forfaitaire de 750 € pour les formations de niveau bac + 3 et plus, et l'éventuel reste à charge.
Ces obligations supposent un système d'information adapté dès le départ : un logiciel de gestion qui suit chaque contrat, de la signature au solde, et une comptabilité paramétrée pour produire l'analytique attendue.
Étape 6 : construire un modèle économique viable
Le financement d'un CFA repose principalement sur les niveaux de prise en charge versés par les OPCO, contrat par contrat. Le modèle économique se construit donc à partir de trois données :
- Le nombre d'apprentis par formation, réaliste au regard de votre réseau d'entreprises partenaires. C'est l'hypothèse la plus fragile d'un premier budget.
- Le NPEC de chaque certification, qui peut varier selon la branche de l'entreprise employeuse, et qui est révisé régulièrement.
- Le coût complet d'une promotion : formateurs, coordination pédagogique, locaux, outils, administration, accompagnement obligatoire.
Le seuil de rentabilité s'exprime alors en nombre d'apprentis par promotion. Il faut aussi intégrer le taux de rupture : le financement est calculé au prorata des jours effectués, alors que les coûts d'une promotion restent fixes.
Étape 7 : anticiper la trésorerie de la première année
La première rentrée est le moment le plus risqué. Les charges démarrent avant les premiers encaissements : recrutement des formateurs, aménagement, outils, certification. Puis les financements arrivent par tranches, après accord de prise en charge de chaque contrat : 40 % d'avance, puis 30 %, 20 % et un solde de 10 % après la fin du parcours.
Un CFA qui démarre doit donc disposer de fonds propres ou d'un financement suffisant pour tenir plusieurs mois. Le plan de trésorerie se construit avant l'ouverture, pas après. Nous détaillons ces mécanismes dans notre article sur la trésorerie d'un CFA.
Se faire accompagner
La création d'un CFA mobilise des compétences rarement réunies : réglementation de l'apprentissage, qualité, gestion financière, systèmes d'information. Chez EAS Consulting, nous accompagnons la création de CFA : formalités, modèle économique et prévisionnel, choix du système d'information et organisation des flux administratifs. Découvrez notre accompagnement des organismes de formation et CFA ou parlons de votre projet.