CFA : Comprendre le circuit de facturation OPCO (Guide 2025)
Dès la signature du contrat d’apprentissage, l'étudiant devient apprenti. Pour le CFA, ce changement de statut marque le début d'un marathon administratif : la facturation.
Entre le dépôt du contrat et la validation de l'OPCO, la gestion de trésorerie peut vite devenir un casse-tête si l'on ne maîtrise pas les règles du jeu.
Comment sécuriser vos encaissements ? Comment s'articule la relation entre l'entreprise, le CFA et l'OPCO ?
Cet article décrypte pour vous le fonctionnement de la facturation OPCO étape par étape.
1. Le point de départ : L'Accord de Prise en Charge (APC)
Tout commence par la validation administrative. Le processus suit un ordre immuable :
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Signature : Le contrat d'apprentissage est signé (Entreprise + Apprenti + CFA) et la convention de formation signée uniquement par l’entreprise et le CFA.
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Dépôt : Le contrat est déposé sur la plateforme de l'OPCO (soit par l'entreprise, soit par le CFA mandaté).
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Instruction : Les services de l'OPCO vérifient la conformité des données (SIRET, diplôme, durée...).
Si tout est conforme, l'OPCO émet l'Accord de Prise en Charge (APC).
⚠️ Sans APC validé = Aucune facturation possible.
2. Qu'est ce que le niveau de prise en charge (NPEC)
Le NPEC correspond au montant exact que l'OPCO versera au CFA pour la formation. Il est :
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Défini par la branche professionnelle de l'entreprise ;
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Validé et régulé par France Compétences.
C'est ce barème qui couvre 100 % du financement pédagogique versé par l'OPCO. Si votre coût réel est supérieur à ce montant, le différentiel devra être facturé à l'entreprise (c'est le "Reste à Charge").
3. L'échéancier de paiement (Réforme Juillet 2025)
Note importante : Le solde de 10 % (cercle noir ci-dessus) est une "retenue de garantie". Il n'est débloqué qu'à la clôture du dossier, une fois que l'OPCO a validé que tout le parcours est conforme.
4. Le règlement des échéances
Déposer une facture ne suffit pas pour être payé. Pour chaque échéance, l'OPCO effectue un "Service Fait" en vérifiant trois piliers :
✓ Conformité financière : Le montant facturé correspond-il au pourcentage de l'échéancier (40/30/20) ?
✓Conformité temporelle : La période facturée colle-t-elle aux dates du contrat ?
✓Conformité administrative : Le dossier est-il complet ? (Certificat de réalisation, preuve d'assiduité validée...)
C'est uniquement lorsque ces feux sont au vert que le virement est déclenché vers le compte du CFA.