La certification Qualiopi n'est pas une simple formalité administrative. C'est la condition pour accéder aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle. Issue de la loi « Avenir professionnel » de 2018 et obligatoire depuis 2022, elle structure aujourd'hui l'ensemble du marché de la formation financée en France.
Les audits de surveillance et de renouvellement laissent peu de place à l'approximation. Ce guide reprend les points techniques à maîtriser pour sécuriser votre conformité, que vous soyez organisme de formation ou CFA.
Comprendre la logique de Qualiopi
Pour comprendre Qualiopi, il faut mesurer le changement opéré par la loi de 2018. Le secteur est passé d'une logique déclarative à une logique de preuve :
- Avec Datadock, l'organisme déclarait faire de la qualité.
- Avec Qualiopi, l'organisme doit démontrer que ses processus sont définis, appliqués et maîtrisés.
Ce que l'auditeur évalue, et ce qu'il n'évalue pas
L'auditeur ne juge pas votre pédagogie. Il ne dira jamais qu'une formation est mauvaise. Il évalue votre capacité à décrire un processus, à l'appliquer, puis à prouver que vous l'avez appliqué.
Prenons l'évaluation des acquis. Peu importe que vous utilisiez un QCM ou une mise en situation. Ce qui compte, c'est d'avoir défini la méthode, de l'avoir communiquée au stagiaire et d'avoir archivé les résultats. Sans trace écrite, la pratique n'existe pas aux yeux de l'auditeur.
Cette logique de preuve a une conséquence pratique : votre système qualité repose sur des documents tenus à jour (procédures, modèles, enregistrements) et sur une organisation capable de les produire à tout moment.
Les 7 critères du Référentiel national qualité
Le Référentiel national qualité (RNQ) est structuré en 7 critères, déclinés en 32 indicateurs. Tous les indicateurs ne s'appliquent pas à toutes les catégories d'action : actions de formation, bilans de compétences, actions de VAE et actions de formation par apprentissage. Certains sont spécifiques à l'apprentissage, d'autres ne concernent que les nouveaux entrants.
- Critère 1 : l'information du public (indicateurs 1 à 3). Les prestations, les délais d'accès et les résultats obtenus doivent être présentés de façon claire et accessible.
- Critère 2 : la conception (indicateurs 4 à 8). Les objectifs des prestations sont identifiés précisément et adaptés aux publics visés.
- Critère 3 : la mise en œuvre (indicateurs 9 à 16). L'accueil, l'accompagnement, le suivi et l'évaluation sont adaptés aux bénéficiaires.
- Critère 4 : les moyens (indicateurs 17 à 20). Les moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement sont adéquats.
- Critère 5 : les compétences (indicateurs 21 et 22). Les personnels qui interviennent sont qualifiés et développent leurs compétences.
- Critère 6 : la veille (indicateurs 23 à 29). L'organisme s'inscrit dans son environnement professionnel : veille légale, veille sur les métiers, innovations pédagogiques, handicap, réseau de partenaires.
- Critère 7 : l'amélioration continue (indicateurs 30 à 32). L'organisme recueille les appréciations et les réclamations, et les exploite pour progresser.
Pour chaque indicateur applicable, préparez la liste des éléments de preuve que vous présenterez. C'est le meilleur moyen d'arriver serein à l'audit.
Le piège de la sous-traitance
La sous-traitance est l'un des sujets les plus mal maîtrisés. Les règles diffèrent selon le financement.
Actions financées par le CPF
Le donneur d'ordre reste responsable de la qualité, mais le sous-traitant doit lui aussi montrer patte blanche.
- Règle générale : le sous-traitant doit être titulaire de sa propre certification Qualiopi.
- Exception : le sous-traitant en est dispensé uniquement si trois conditions cumulatives sont réunies :
- il relève du régime micro-social (micro-entrepreneur) ;
- son chiffre d'affaires annuel ne dépasse pas le seuil de la franchise en base de TVA pour les prestations de services, soit 36 800 euros au moment de la rédaction de la version initiale de ce guide ;
- il ne sous-traite pas lui-même une partie de la prestation.
Les seuils de la franchise en base de TVA évoluent régulièrement : le montant applicable est à vérifier selon la réglementation en vigueur.
Actions financées par les OPCO et l'apprentissage
Pour l'apprentissage ou le plan de développement des compétences, la réglementation n'impose pas formellement que le sous-traitant soit certifié Qualiopi, même si c'est une bonne pratique.
En revanche, le donneur d'ordre porte l'entière responsabilité de la qualité. Lors de l'audit, vous devrez présenter les dossiers de vos sous-traitants (CV, contrats, respect de vos processus) comme s'il s'agissait de vos propres salariés. La vérification de leurs compétences relève des indicateurs 21 et 22 du RNQ.
En pratique, intégrez vos sous-traitants dans votre système qualité : contrat précisant leurs obligations, transmission de vos procédures, suivi de leurs interventions et évaluation de leur prestation.
Les non-conformités et leurs conséquences
L'audit aboutit à des constats de conformité ou de non-conformité. L'arrêté du 6 juin 2019 définit ces écarts et leurs effets.
Non-conformité mineure
- Définition : prise en compte partielle d'un indicateur, sans remise en cause de la qualité de la prestation.
- Conséquence : la certification est maintenue. L'organisme dispose de 6 mois pour mettre en œuvre un plan d'action.
Non-conformité majeure
- Définition : non-prise en compte d'un indicateur, ou prise en compte qui remet en cause la qualité de la prestation.
- Conséquence : la certification est suspendue. L'organisme dispose de 3 mois pour corriger. À défaut, la certification est retirée.
Une non-conformité mineure non levée lors de l'audit suivant peut elle-même être requalifiée en non-conformité majeure. D'où l'importance de traiter chaque écart sans attendre. Ces modalités sont à vérifier selon la réglementation en vigueur, le référentiel et son guide de lecture faisant l'objet de mises à jour.
Les deux types d'audit du cycle Qualiopi
Qualiopi s'inscrit dans un cycle de trois ans. La vigilance ne doit jamais retomber entre deux audits.
L'audit de surveillance (entre le 14e et le 22e mois)
C'est l'étape la plus sous-estimée. Souvent réalisé à distance, cet audit vérifie que le système qualité est bien vivant. L'auditeur contrôle que les non-conformités mineures relevées lors de l'audit initial ont été levées et que les processus sont appliqués au quotidien.
L'audit de renouvellement
Il intervient avant l'expiration du certificat. C'est un audit complet, réalisé sur site, qui repart de zéro. S'il est concluant, il ouvre un nouveau cycle de trois ans.
Nos conseils pour préparer chaque audit
- Tenez un tableau de correspondance entre chaque indicateur applicable et vos preuves.
- Vérifiez que vos documents sont datés, à jour et réellement utilisés par vos équipes.
- Faites un audit à blanc quelques semaines avant l'échéance.
- Préparez les personnes qui seront interrogées par l'auditeur.
- Gardez une trace écrite des actions correctives engagées après chaque audit.
Sécuriser votre conformité avec EAS Consulting
La complexité réglementaire ne doit pas menacer votre structure. EAS Consulting accompagne les CFA et les organismes de formation dans leur ingénierie administrative. Nous assurons la cohérence de vos dossiers pour satisfaire à la fois l'auditeur Qualiopi et le contrôleur OPCO. Contactez-nous pour faire le point sur votre situation.